Chyba nie ma takiego przedsiębiorstwa, które nie wytwarzałoby dokumentacji papierowej. Oczywiście częściowo może być ona przechowywana w wersji elektronicznej, jednak znacząca jej większość to różnego rodzaju drukowane umowy, faktury, formularze, potwierdzenia, które należy później składować przez określony czas. Ale co później? Co zrobić z niepotrzebnymi dokumentami, których okres przechowywania upłynął, a które tylko niepotrzebnie zajmują miejsce w biurze? Otóż należy je zniszczyć, jednak trzeba to zrobić w określony sposób – tak, aby działać zgodnie z RODO i obowiązującymi normami. Poniżej przedstawiamy garść porad dotyczących zasad niszczenia dokumentów oraz proponujemy, jak zrobić to szybko i skutecznie.
Nadrzędna zasada niszczenia dokumentów
Według RODO każdy dokument, w którym znajdują się dane osobowe, powinien zostać zniszczony tak, aby nie było możliwe ponowne ich odtworzenie. Tę nadrzędną zasadę warto rozciągnąć również na pozostałe akta. W znaczący sposób przyczyni się ona do ochrony informacji w Twojej firmie. Jak stosować się do tej reguły? RODO nie określa precyzyjnie, w jaki sposób powinno dokonywać się utylizacji akt, jednak w Polsce przyjęto niszczenie zgodne z normą DIN 66399. Dopuszcza ona mechaniczną metodę utylizacji, w wyniku której kartki zostają pocięte na bardzo małe kawałki. Ścinki powstałe w procesie niszczenia powinny mieć określoną wielkość w zależności od klasy tajności. Nie trudno się domyślić, że kosz na śmieci i zwykłe nożyczki w tym przypadku będą wysoce nieefektywnym rozwiązaniem. Jakie są zatem alternatywy?
Skuteczne sposoby poradzenia sobie ze zbędną dokumentacją
Ze zbędną dokumentacją można poradzić sobie na wiele sposobów. Jedne zabierają więcej czasu, inne mniej, jedne są bardziej kosztochłonne, a w inne wystarczy zainwestować raz na jakiś czas. W zależności od wielkości i zapotrzebowania Twojej firmy niszczeniem dokumentów możesz zająć się samodzielnie lub poprosić o pomoc fachowców. Każde rozwiązanie ma swoje plusy i minusy, dlatego też przed dokonaniem wyboru warto prześledzić różne opcje.
Niszczarka firmowa
Niszczarki stanowią wygodną alternatywę dla firm szukających doraźnych rozwiązań. Urządzenia tego typu są relatywnie tanie i sprawdzą się właściwie w każdym przedsiębiorstwie, którego pracownicy często potrzebują zniszczyć niepotrzebny papier od ręki. Kilka niszczarek biurowych rozstawionych w różnych pomieszczeniach z pewnością usprawnią kwestię pozbycia się niepotrzebnych akt, jednak trzeba zaznaczyć, że w firmach, w których wytwarza się duże ilości dokumentacji papierowej, może nie zdać to egzaminu.
Szafki i pojemniki na dokumenty
Szafki zgodne z RODO czy pojemniki na dokumenty pomieszczą znaczne ilości niepotrzebnych papierów. Oferowane przez firmy profesjonalnie niszczące dokumenty pozwalają pracownikom skupić się na codziennej pracy, zapewniając przy tym ochronę danych zawartych w aktach przeznaczonych do zniszczenia. Jak funkcjonują te rozwiązania? Wystarczy zadzwonić do firmy outsourcingowej i zamówić szafkę RODO bądź pojemnik na dokumenty – specjaliści przywiozą odpowiednie kontenery i ustawią je w dogodnym miejscu w Twojej siedzibie. Twoi pracownicy będą mogli wrzucać do nich zbędne akta, a po zapełnieniu szafek (albo po upłynięciu umówionego czasu) firma zewnętrzna przyjedzie po ich zawartość, którą następnie przewiezie do swojej niszczarni i przeprowadzi w profesjonalny sposób proces utylizacji.
Wynajęcie firmy outsourcingowej
Wynajęcie profesjonalnej firmy niszczącej dokumenty to opcja dla wszystkich tych, którym nazbierało się sporo dokumentacji i nie wiedzą, jak sobie z nią poradzić. Warto rozważyć to rozwiązanie – profesjonaliści, po uzgodnieniu z Tobą terminu, przyjadą po dokumenty i dokonają procesu utylizacji. Najlepsze firmy odbiorą od Ciebie dokumenty w każdej postaci, nie będziesz musiał ich nawet segregować. Specjaliści zrobią to za Ciebie. Nie musisz przy tym martwić się o bezpieczeństwo danych – przedsiębiorstwa tego typu muszą działać zgodnie z obowiązującymi normami. Dostaniesz wszystkie niezbędne poświadczenia, jak również będziesz mógł towarzyszyć pracownikom firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty na każdym etapie procesu utylizacji.
Źródło: Essi – niszczenie dokumentów