Prawidłowe przygotowanie dokumentów firmowych do zniszczenia wymaga przestrzegania procedur prawnych. Papierowe odpady przeznaczone do utylizacji można składować w specjalnie dobranych pojemnikach, przeznaczonych do tego celu. W przypadku posiadania bardzo dużej ilości dokumentów do utylizacji można powierzyć tę czynność wyspecjalizowanym firmom.
Prawidłowe przechowanie i niszczenie dokumentów firmowych do utylizacji
Naturalnym procesem, występującym w każdym przedsiębiorstwie, jest powstawanie i przetwarzanie dokumentacji firmowej w wersji papierowej. Spora ilość tych materiałów zawiera dane osobowe, jak również poufne, tajne lub wrażliwe dla firmy informacje. Dlatego też dokumenty do zniszczenia muszą być odpowiednio przechowywane i utylizowane, zgodnie z obowiązującym prawem.
Od 25 maja 2018 roku weszły w życie również przepisy RODO. Jest to rozporządzenie o ochronie danych osobowych, w myśl którego znacznie zaostrzono wymogi dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz ich ochrony. Należy pamiętać, że RODO surowo zabrania przechowywania danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to wymagane. Dlatego też po upływie wyznaczonego czasu, dokumenty z danymi osobowymi muszą być zniszczone, zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399 z uwzględnieniem co najmniej 3 – stopnia tajności P3. Brak odpowiedniego przygotowania się do procesu utylizacji dokumentów firmowych grozi poważnymi konsekwencjami w postaci surowych kar pieniężnych nakładanych na właścicieli przedsiębiorstw.
Samodzielne niszczenie dokumentów firmowych – metoda mechaniczna
Na przedsiębiorcę, który prowadzi działalność gospodarczą, bez względu na rodzaj branży, nałożono wymóg odpowiedniego przechowywania, przetwarzania, a także utylizacji danych zgodnie z wymogami RODO. Dlatego też coraz więcej firm decyduje się na stworzenie specjalnie dobranego zaplecza, przeznaczonego do wygodnego, bezpiecznego i zgodnego z literą prawa przechowywania dokumentów przeznaczonych do utylizacji. Samodzielne niszczenie dokumentów może odbywać się przy pomocy zaawansowanych technologicznie urządzeń. To nowoczesne niszczarki. Muszą one być zgodne z obowiązującymi normami. Sprzęt ten powinien zapewnić bezpieczne niszczenie dokumentów i być zgodny z normami RODO.
Utylizowanie materiałów papierowych, przy pomocy niszczarek, wymaga doboru urządzenia o odpowiedniej mocy przerobowej. Może to być sprzęt z automatycznym podajnikiem, który samoczynnie zutylizuje dużą ilość kartek papieru. Materiały przeznaczone do zniszczenia w nowoczesnych niszczarkach powinny być utylizowane zgodnie z obowiązującą normą DIN 66399.
Mobilne niszczenie dokumentów i sposób na ich składowanie w firmie
Kwestią, która dotyczy wszystkich przedsiębiorstw, w jakich generuje się sporą ilość odpadów papierowych, zawierających różnego typu dane zewnętrzne, a także te poufne i wrażliwe, jest sposób gromadzenia tych odpadów. Za prawidłowo odbywający się proces utylizacji uznajemy metody mechaniczne, w których określa się wielkość ścinek, które powstaje w trakcie niszczenia dokumentacji firmowych.
Efektywne gromadzenie wszelkiego typu dokumentów firmowych, przeznaczonych do ich zniszczenia, wymaga posiadania odpowiednio dobranych pojemników na dokumenty. To specjalistyczne produkty, stworzone z tworzywa HDPE. Należy pamiętać, że gromadzenie w nich dokumentów do utylizacji jest działaniem bezpiecznym, ponieważ pojemniki na utylizowane dokumenty nie zmieniają swoich pierwotnych właściwości pod wpływem działania różnego typu czynników zewnętrznych, a także substancji chemicznych w postaci benzyny ekstrakcyjnej, alkoholi, kwasów, jak i opadów atmosferycznych czy silnego zawilgocenia powietrza.
W przedsiębiorstwach, gdzie generuje się bardzo dużą ilość dokumentów do utylizacji, warto zamówić usługę mobilnego niszczenia odpadów papierowych. Polega ona na współpracy z firmą, która przyjeżdża na wskazany przez klienta adres, odbiera dokumentację do utylizacji i przewozi ją do specjalnej niszczarni. Cały ten proces przebiega skrupulatnie, zgodnie z obowiązującymi normami bezpieczeństwa, a także restrykcjami związanymi z wymogami RODO. Mobilne niszczenie dokumentów jest rozwiązaniem, dzięki którym przedsiębiorstwo może z łatwością pozbyć się odpadów papierowych, przeznaczonych do utylizacji.
Przygotowanie dokumentów do utylizacji nie jest procesem trudnym do zrealizowania. Wystarczy przestrzegać wymogów RODO, a także zasad bezpieczeństwa. W przypadku dużej ilości dokumentów doskonale sprawdza się mobilne niszczenie odpadów papierowych. Przedsiębiorstwa dysponujące niewielką ilością odpadów papierowych, mogą zdecydować się na zakup nowoczesnych niszczarek i samodzielnie dokonywać utylizacji wyżej wymienionych odpadów.